受注代行サービスにおける【発送管理業務】とは?

【発送管理業務】とは、商品の出荷業務に関わってくる重要な項目ですので、どのような内容か、こちらで確認頂ければと思います!

発送に関わる作業は、一件、受注代行会社と無縁のように感じますが、最近は、一元的に対応してくれる受注代行会社が増えています。
また、物流倉庫会社と提携をすることで、より効率的に対応できる体制が整備された受注代行会社もいます。
全ての受注代行会社が対応しているわけではありませんが、一元対応してもらうことで、より多くのメリットを享受できます。検討ポイントの1つとしてお考え下さい。

出荷指示データの作成・反映

注文を受けた商品を物流部門に発送して頂くために、商品の品番や数量、受注番号、お客様の住所などを記載した出荷指示データを作成します。

物流倉庫会社によって、出荷指示データのフォーマット等が、多少異なります。
そのため現在、物流倉庫会社に委託をしている場合には、受注代行会社が、現在使用しているフォームに対応できるかを確認する必要があります。

着日指定に合わせた出荷

貴社のお客様からの依頼などで着日が指定される場合があります。
指定された着日に合わせて、出荷をするためには、物流部門か受注代行会社のどちらかが管理しなくてはなりません。
出荷日時の管理者が、曖昧な状態では、ミスを招きクレームに繋がる可能性がありますので、管理者を明確にしておく事が大切です。

出荷結果の報告受付

物流部門から出荷した報告を、Webや電子メールで確認することが出来ます。
出荷結果の報告を受け付けることで、ネットショップ側は、出荷指示データと照らし合わせ、注文された商品が正しく発送されたかの確認ができます。
出荷結果の報告受付は、お客様からの問合せや返品などにも活用することが出来るため、一定期間保管しておくことが大切です。

発送連絡メール送信

出荷結果の報告受付を基に、商品を発送した旨のメールを、お客様に送信します。
お客様に報告することで、取引が完了したことになるため、発送連絡メールの送信は重要な業務です。
また、お客様と接する最後のタイミングになりますので、メールの文面を工夫することで、顧客満足度の向上につながります。
例えば、メールの文面に、宅配業者が指定した追跡番号を記載するだけで、お客様に安心感と期待感を与えることが出来ます。

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