返品・交換管理｜受注代行会社に委託できる業務
受注代行サービスにおける【返品・交換管理業務】とは？
お客様から、商品の不良品などの連絡があった場合に、返品や商品の交換を行う場合があります。
返品や交換が起こる原因は様々ありますが、お客様の認識として、ネットショップ事業者様の責任となるケースがほとんどです。
そのため返品作業は、売上にはならない業務ではありますが、ネットショップの評価に関わる業務のため、疎かにすることはできません。
ここでは、返品管理業務と交換管理業務の作業について、ご紹介致します。
返品管理業務
商品のイメージと異なる場合や商品のサイズが違った場合などに代金の返金が生じる事があります。
その際、ネットショップ事業者様が行う作業は、発送した商品の事実確認後、下記のような作業があります。
- 返品受付確認メールの送信
- 返金完了のメール送信
- 返金業務
上記の中で、最も大切になる業務は、返金業務です。
返金をスムーズに行うことで、お客様の不信感を最小限にすることが出来ます。
返金作業は、決済手段によって異なります。
例えば、クレジット支払いの場合には、クレジット各社が設定している、請求締め日までにキャンセル処理を行うことが出来なければ、購入金額が引き落としされてしまいます。
決済代行会社に委託している場合には、決済代行会社に連絡をとり対応して頂く必要があります。
受注代行会社に委託をすることで、様々な決済手段にミスをすることなく、対応することが出来ます。
また、各種のメールの送信もスムーズに行うことができ、お客様に安心感を与えられます。
交換管理業務
注文と違う商品が届いた場合や商品の不良品などで、良品への交換が必要となる事があります。
ネットショップ事業者様が行う作業は、商品を返送して頂いた後、下記のような作業を要します。
- 売上返品処理
- 返品分の出荷データ作成
- 物流部門への連絡・発送
商品の交換の依頼があったときに、他の注文と同様に処理して問題ないでしょうか？
答えはNOです。
再交換が起きないようにするために、細心の注意を払って迅速丁寧に、対応する必要があります。
受注代行会社に委託することで、物流部門との連携がスムーズに行えるため、商品の交換の対応に、漏れなく対応することが出来ます。
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