受注代行会社に委託できる業務内容について
受注代行サービスについて
「受注代行サービス」とは、ネットショップ事業者様が普段行われている受注処理を委託業者に代行してもらうサービスのことです。注文件数が増加するのに比例し、受注処理の量も増加しますので、対応ができなくなる前に、先手を打つことが大切です！
そのためにも、受注代行サービスの具体的内容を理解し、検討につなげていきましょう。
「受注代行サービス」の定義は、業者によって幅があるので、ここでは、基本的な委託内容と、応用的な活用方法に分けて解説します！
受注代行サービス（基本編）
多くの受注代行会社が対応している基本サービスが下記になります。
一般的に「受注代行サービス」と言えば、下記の内容を指していることが多いようです。
受注業務
受注業務とは、エンドユーザーの注文を受けてから、発送手続きをする前までの作業になります。注文データの受け付け方やポイントの承認方法などは、モールやカートによって仕様が異なる部分です。多店舗出店しているネットショップ様は、その分、対応が複雑になります。
ご紹介する受注代行会社は、各モール・カートのシステム操作に習熟した会社になりますので、スムーズに業務を外注化でき、早期にアウトソーシングしたことのメリットを享受することが出来ます。
発送管理業務
発送管理業務とは、商品発送するために必要な出荷指示データの作成と、その出荷結果をエンドユーザーへメール通知する作業が主な対象となります。ご紹介する受注代行会社の中には、自社で物流倉庫を保有している会社や、物流会社と提携している会社もあります。
この業務は、物流部門との深い連携が必要なので、この部分のアドバンテージが強く効いている受注代行会社を選択することが、業務効率を向上させる主要因になるかもしれません。
もし、既に物流部分の外注は済んでいる状態で、それとは別に受注代行サービスの利用を検討するのであれば、物流倉庫会社との連携が滞りなく出来る状況が整うか、受注代行会社に確認依頼を行って頂いた方がよいと思います。
受注代行サービス（応用編）
上述した基本的な代行サービスの領域から対象を広げている受注代行会社も増え始めています。
1つずつ説明を記述いたしますので、自社でやるのと、アウトソーシングすることのメリット・デメリットを整理するキッカケにして下さい。
返品・交換管理業務
「納品した商品の一部に不良があった」と、購入したお客様から連絡があった時、返品に応じたり、良品と交換するといった対応が必要になります。
返品の場合は、不良品を返却してもらうと同時に、返金の手続きもしなければなりません。
返金も、クレジットなのか、代引きなのか、どの方法で決済したのかによって対応が異なってきます。
さらに、物流部門にも、不良返品がある旨を事前連絡し、通常の良品と分けてもらう必要があります。
交換の場合は、上記に対して、返金をするのではなく、良品を出荷する、という対応になります。
上述しただけでも、1つの対応を完了させるのに、相当の労力が割かれることが分かると思います。
このような一連の対応を、受注代行会社にアウトソーシングできるのです。
顧客対応業務（カスタマーサポート業務）
基本サービスでも記載した通り、受注代行会社への委託業務というのは、内部の事務処理であり、御社のECサイト利用者との接点を持つところではありません。但し、顧客対応業務と、受注業務・発送管理業務というのは、つながりの深い部分なので、包括的にアウトソーシングした方が、業務効率性が格段と高まります。
商品の仕様や使い方に関する質問や、注文、キャンセル依頼、納期確認など、様々な問い合わせが入ります。顧客対応総合窓口として、カスタマーサポート業務のアウトソーシングも検討価値が高いと思われます。
入金管理業務
入金管理業務とは、いわゆる“消し込み”作業のことです。
ネットショップの主な決済方法は、「クレジット」、「代引き」、「振込み」などが挙げられます。「クレジット」や、「代引き」などは、回収リスクをヘッジできているだけでなく、月に一度、まとめて報告を受けられるので、作業負荷は気にしなくて済みますが、「振込み」は自社で消し込み作業をやらなければなりません。
着金確認後、出荷する、という流れの場合は、滞りなく対応しなければ、指定着日に納品出来ない、ということにもつながってしまいます。重要ではありますが、誰でも行える作業でもありますので、外注するのも1つの選択肢です。もちろん、確認漏れは、トラブルにつながるだけでなく、収益に直結する話でもあるので、委託する時は、どのような過失責任で行うのか、契約内容をきちんと把握する必要があります。
在庫情報管理業務
在庫の情報が正しく管理できていないと、欠品や売り越しにつながるので、在庫情報管理業務の重要度は極めて高いと言えます。実際は在庫があるのに、ショップ上で「欠品」の扱いになっていたり、在庫がないのに「取り扱い中」となっていたため売り越してしまったり、と在庫情報がリアルタイムに管理できているかは運営問題に直結します。
実際の在庫（実在庫）は、物流部門が保有している情報ですが、それを注文受付部署が把握をし、ショップに反映されていないと上記のような事態を招きかねません。実在庫の情報をショップに反映する作業もアウトソーシングし、流れを組んでしまいましょう。
商品情報管理業務
新商品販売時や商品リニューアル時には、ご使用のモールやカートに、商品の情報を反映する商品登録の作業が生じますが、そちらの作業もアウトソーシングできる受注代行会社がいます。特に、多店舗出店している場合などは、作業負荷が高くなっていませんか？
アウトソーシングすることで、いち早く販売状態にすることが出来ます。
「受注代行会社の見積りを取るのは初めて」
「受注代行会社の選び方がわからない…」
「受注代行会社の選び方がわからない…」
そんな場合は、受注代行ナビに今すぐおまかせ！
